Os documentos do falecido, dos bens e dos herdeiros, onde emitir cada um, o que muda entre cartório e Justiça e como descobrir bens desconhecidos.
Reunir a documentação é a parte do inventário que mais atrasa as famílias. Falta uma certidão, outra venceu, um bem aparece no meio do caminho, e o prazo de 60 dias para abrir o inventário continua correndo. A boa notícia é que a lista é previsível. A má é que ela é longa, e cada item tem um lugar certo para ser emitido.
Neste guia você vai ver os documentos do falecido, dos bens e dos herdeiros, onde conseguir cada um e o que muda entre o inventário em cartório e o inventário judicial. No fim, mostramos como descobrir bens que a família nem sabia que existiam.
Os dois documentos que quase sempre travam o processo
Certidão de óbito. É o documento que abre tudo. Pode ser pedida no cartório de Registro Civil onde o óbito foi registrado ou emitida digitalmente pelo portal oficial do Registro Civil.
Certidão de inexistência de testamento. Desde 2016, ela é obrigatória em qualquer inventário, judicial ou extrajudicial (Provimento CNJ nº 56/2016, art. 2º). Ela é emitida pela CENSEC, a Central Notarial de Serviços Compartilhados, administrada pelo Colégio Notarial do Brasil, e informa se o falecido deixou testamento. Sem ela, o cartório não lavra a escritura e o juiz não dá andamento ao processo. Vale pedir logo no início, porque a resposta orienta o caminho: se há testamento, o caso muda.
Documentos do falecido
| Documento | Onde emitir | Observações |
|---|---|---|
| Certidão de óbito | Cartório de Registro Civil ou portal do Registro Civil | Peça várias vias |
| RG e CPF | Originais da família | Documento de identidade oficial e CPF do falecido |
| Certidão de nascimento (se solteiro) ou de casamento (se casado) | Cartório de Registro Civil de origem, ou digital | Cartórios costumam exigir certidão atualizada, emitida nos últimos 90 dias |
| Pacto antenupcial (se houver) | Cartório de Notas e Registro de Imóveis | Mostra o regime de bens |
| Escritura de união estável (se houver) | Cartório de Notas, e-Notariado ou consulado | Importante para provar a união |
| Certidão de divórcio ou separação (se for o caso) | Cartório de Registro Civil | |
| Comprovante de residência | Conta de consumo em nome do falecido | Quando o cartório ou o juízo exigir |
| Certidão de inexistência de testamento | CENSEC / Colégio Notarial do Brasil | Obrigatória nas duas vias |
| Certidões negativas de débitos | Receita Federal, Fazenda estadual e Prefeitura | O cartório exige certidões negativas de tributos (Resolução CNJ n.º 35/2007, art. 22, g) |
Se o falecido era casado ou vivia em união estável, o regime de bens importa, porque ele define o que é meação e o que é herança. Por isso, as certidões de casamento e o pacto antenupcial (e a escritura de união estável) nunca devem faltar. Para entender o efeito do regime, veja Quem tem direito à herança? Ordem, meação e união estável.
Documentos dos bens
A Resolução CNJ nº 35/2007 exige, na escritura de inventário, a certidão de propriedade dos imóveis e os documentos que comprovem a titularidade de bens móveis e direitos. Na prática, cada tipo de bem pede um conjunto próprio.
Imóveis
| Documento | Onde emitir | Observações |
|---|---|---|
| Matrícula atualizada | Cartório de Registro de Imóveis, ou portal oficial de Registro de Imóveis | Em geral, vale emissão recente (costuma ser de até 30 dias) |
| Escritura ou contrato de compra | Cartório de Notas ou arquivo da família | Comprova como o bem foi adquirido |
| Certidão de ônus reais | Cartório de Registro de Imóveis | Mostra hipotecas, penhoras, alienação fiduciária |
| Guia do IPTU | Prefeitura | Informa o valor venal e é o piso do ITCMD |
| Certidão negativa de débitos do imóvel | Site da Prefeitura | Para emitir, tenha em mãos o número do SQL (setor, quadra e lote) e o CPF ou CNPJ do contribuinte |
| CCIR (imóvel rural) | Portal gov.br (Incra) | Exigido pela Resolução 35/2007 |
| Certidão negativa de débitos federais (imóvel rural) | Receita Federal, no portal gov.br |
O valor do IPTU serve de piso para o ITCMD, mas a base de cálculo é o valor de mercado do imóvel na data do falecimento. Por isso, vale reunir também uma avaliação, se o valor de mercado for bem diferente do venal. Veja ITCMD em São Paulo: como calcular e quanto pagar.
Veículos
Para cada veículo, reúna o documento de propriedade (CRV, hoje em formato digital) e o CRLV-e, que mostra se o licenciamento anual está em dia. O Detran-SP também emite certidão de propriedade de veículo pelo portal de serviços do estado. Veja também se há multas, IPVA ou financiamento pendentes, porque essas dívidas entram na conta.
Empresas e participações societárias
Se o falecido tinha empresa ou era sócio, será preciso o contrato social e as últimas alterações, a certidão da Junta Comercial (ou do Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o tipo de empresa) e, de preferência, o balanço patrimonial mais recente. As quotas entram no inventário e são avaliadas, e o balanço ajuda a definir o valor.
Dinheiro, contas e investimentos
Aqui entram extratos com o saldo na data do falecimento, informes de rendimentos, comprovantes de aplicações e de previdência. A última declaração de Imposto de Renda do falecido costuma ser a melhor fonte para mapear bens, aplicações e dívidas.
Dívidas
Também precisam ser levantadas. Contratos de financiamento, empréstimos, cartões e contas em atraso entram na lista, porque os herdeiros respondem por elas até o limite da herança (art. 1.792 do Código Civil). Lembre que, para o ITCMD, as dívidas não reduzem a base de cálculo.
Documentos dos herdeiros
| Documento | Observações |
|---|---|
| RG e CPF | De todos os herdeiros, do cônjuge ou companheiro sobrevivente e dos representantes legais |
| Certidão de nascimento (solteiros) ou de casamento (casados) | Comprova o vínculo de parentesco com o falecido. Herdeiros casados também apresentam a certidão de casamento atualizada e o pacto antenupcial, se houver |
| Escritura de união estável | Para o companheiro sobrevivente ou herdeiros que vivem em união estável. Pode ser feita em cartório de Notas, pelo e-Notariado ou, em certos casos, em consulado brasileiro |
| Certidão de divórcio ou separação | Se for o caso |
| Procuração por instrumento público | Para o herdeiro que não puder comparecer à assinatura. Pode ser dada a outra pessoa, inclusive ao advogado, com poderes específicos |
Dois cuidados valem a pena. Se algum herdeiro mora no exterior, documentos emitidos fora do Brasil costumam exigir apostila e tradução juramentada. E, se houver herdeiro menor ou incapaz, serão necessários documentos adicionais e a manifestação do Ministério Público, conforme a Resolução CNJ n.º 571/2024.
O que muda entre o cartório e a Justiça
No cartório, além dos documentos acima, o advogado leva ao tabelionato uma minuta da escritura, com a descrição do falecido, dos herdeiros e dos bens, e o plano de partilha. O ITCMD precisa estar pago antes da assinatura, porque o recolhimento dos tributos deve anteceder a lavratura da escritura (Resolução CNJ 35/2007).
Na Justiça, entram a procuração ao advogado, a petição inicial com a certidão de óbito e, depois, as primeiras declarações, que listam herdeiros, bens e dívidas. Se alguém precisar de gratuidade de justiça, é necessário juntar a declaração e os comprovantes de renda. Para dar mais agilidade, o ideal é anexar todos os documentos já na petição inicial.
Para escolher entre as duas vias, veja Inventário judicial ou extrajudicial: qual caminho seguir.
Como descobrir os bens do falecido
Muitas vezes a família não sabe ao certo o que existe. Algumas pistas ajudam a montar o mapa, sempre com o CPF e a certidão de óbito.
- Imóveis: pesquise nos portais de Registro de Imóveis (como o Registro de Imóveis do Brasil, ligado à ONR). Se a busca online não cobrir a região, peça uma certidão de busca de bens aos cartórios de imóveis onde o falecido morou ou trabalhou. As prefeituras também informam imóveis cadastrados no CPF.
- Dinheiro esquecido: o site Valores a Receber, do Banco Central, mostra saldos esquecidos em bancos, consórcios e outras instituições. Os bancos onde o falecido era cliente fornecem extratos ao inventariante mediante certidão de óbito e prova de sua condição. Em inventário judicial, o juiz também pode requisitar informações bancárias.
- Veículos: consulta ao Detran do estado.
- Empresas: pesquisa na Junta Comercial.
- Testamentos e processos: a CENSEC indica a existência de testamento público ou de escrituras de inventário e divórcio, e os fóruns do último domicílio informam se já existe inventário em andamento.
- Imposto de Renda: o inventariante pode pedir à Receita Federal cópias das últimas declarações, que listam bens, aplicações e dívidas.
Erros comuns na hora de reunir documentos
- Pedir as certidões muito cedo e deixá-las vencer antes da assinatura;
- Esquecer a certidão de inexistência de testamento;
- Não levantar as dívidas, e se surpreender com elas depois;
- Não ter o regime de bens documentado (pacto antenupcial ou escritura de união estável);
- Confiar só no valor do IPTU, quando o ITCMD usa o valor de mercado;
- Deixar para o último dia a procuração do herdeiro que mora longe.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para reunir os documentos? Depende do número de bens e de onde estão. Certidões digitais saem rápido, mas as de cartórios de outras cidades e a busca por bens desconhecidos podem levar semanas.
Preciso de todos os documentos antes de procurar um advogado? Não. O ideal é procurar o advogado cedo, para ele orientar a lista e evitar que o prazo de 60 dias passe.
Todas as certidões precisam ser originais? Não necessariamente. Muitas podem ser digitais, desde que emitidas por canais oficiais e dentro do prazo de validade exigido pelo cartório ou pelo juízo.
A certidão de inexistência de testamento é obrigatória mesmo se a família tem certeza de que não havia testamento? Sim. A consulta é obrigatória em qualquer inventário.
O herdeiro que mora longe precisa viajar? Não. Ele pode assinar uma procuração por instrumento público, inclusive eletrônica, dando poderes a outra pessoa. Se mora no exterior, documentos emitidos lá exigem formalidades extras.
E se aparecer um bem depois do inventário? É possível fazer uma sobrepartilha, que leva ao inventário só os bens que ficaram de fora.
Precisa de ajuda para organizar a documentação? Fale com um advogado
Cada herança tem um conjunto próprio de documentos, e um item esquecido pode atrasar tudo. Se você precisa abrir um inventário e quer saber exatamente o que reunir, entre em contato com o escritório para uma análise inicial do seu caso.
Este conteúdo tem caráter meramente informativo e não substitui a consulta a um advogado, que avaliará as particularidades de cada situação.